Hva koster opptaksplanlegging, og hva er det som styrer prisen?

Prisen følger tiden, ikke kameraet

Når kommunikasjonsansatte spør meg om hva opptaksplanlegging koster, starter jeg alltid med en omskrivning av spørsmålet: hvor mange timer med forberedelse og hvor mange timer på stedet trenger arrangementet ditt? Kameraet i seg selv er sjelden den store posten. Det som driver kostnaden er tiden noen må bruke på å forstå programmet, snakke med arrangøren og lage en plan som holder når dagen blir travel.

I Modul 1 lærer du å lage en opptaksplan med mål, tidsvinduer og rekkefølge. Den samme tenkemåten bruker jeg når jeg regner på et oppdrag. Jo tydeligere målet er, for eksempel et programinnslag på to minutter til intern bruk, desto raskere blir planen ferdig og desto mindre blir usikkerheten i budsjettet.

Det betyr også at to arrangementer som ser like store ut på papiret kan få svært ulik pris. Et halvdagsseminar med ett rom og en tydelig agenda krever mindre planlegging enn en to dagers konferanse med utstillere, middag og flere innganger.

• Tid til forberedelse veier tyngre enn utstyrsleie
• Tydelig mål gir kortere planleggingsfase
• Størrelse alene sier lite om arbeidsmengden

Antall lokasjoner og rom

Hvert ekstra rom eller hver ekstra lokasjon legger til tid. Du må vurdere lysforhold, hvor du kan stå uten å være i veien, hvordan du kommer deg mellom stedene og hvor lenge hvert sted faktisk er interessant å filme. Et arrangement som foregår i ett lokale kan ofte dekkes med én plan. Et arrangement som flytter seg fra kontor til kai til restaurant trenger tidsvinduer for hver del.

Når jeg lærer bort dette, ber jeg deltakerne tegne opp en enkel rekkefølge: hva skjer først, hva kan ikke gjøres om, og hva kan filmes når som helst. Det siste er viktig for prisen, fordi fleksible opptak kan legges i pauser og dermed spare tid.

Reisetid mellom lokasjoner regnes som arbeidstid. Det glemmes ofte når man setter opp et første anslag, og er en vanlig grunn til at et budsjett sprekker midt i prosjektet.

• Flere rom betyr flere lysvurderinger og flere plasseringer
• Reisetid mellom steder er en del av arbeidet
• Fleksible opptak kan flyttes til pauser

Tillatelser og avklaringer før dagen

Tillatelser er den delen av planleggingen mange undervurderer. Du må vite hvem som eier lokalet, om arrangøren tillater filming, om deltakere skal informeres og om enkelte deler av programmet ikke skal filmes i det hele tatt. Hver av disse avklaringene tar tid, og tiden havner i prisen.

Modul 1 viser deg hvordan du avklarer slike forhold på forhånd, slik at du slipper å løse dem mens deltakerne står i kø utenfor. Er avklaringene gjort i god tid, blir selve opptaksdagen rolig. Er de ikke gjort, må noen bruke dagen på å spørre om lov, og det er dyrere enn å spørre i forveien.

Et arrangement med få eksterne parter er rimeligere å planlegge enn ett der lokalet, cateringen og et eget fagmiljø alle har sine egne regler.

• Spør lokaleier og arrangør tidlig
• Avklar hva som ikke skal filmes
• Flere eksterne parter gir flere avklaringer

Hvor detaljert skal opptaksplanen være

En enkel plan på én side er raskere å lage enn en plan med minuttvise tidsvinduer og bildelister. Hvilken du trenger, avhenger av hva materialet skal brukes til. Skal du bare ha noen dekkebilder til en nyhetssak, holder en kort plan. Skal materialet inngå i et programinnslag med faste scener, lønner det seg å planlegge hvert bilde.

Jeg anbefaler at du bestemmer detaljnivået sammen med den som skal redigere. Redaktøren vet best hva som mangler i de fleste leveranser, og det er billigere å filme riktig første gang enn å komme tilbake.

Detaljnivået påvirker også hvor mye du kan improvisere. En stram plan gir trygghet, men ingen plan overlever et arrangement uten justeringer. Sett av litt rom i tidsvinduene.

• Kort plan for enkle dekkebilder
• Bildeliste når innslaget har faste scener
• Snakk med redaktøren før du låser planen

Det du kan gjøre selv for å holde kostnaden nede

Mye av prisen kan du påvirke ved å komme forberedt. Send programmet, kontaktpersoner og eventuelle krav til merkevaren før første samtale. Si tydelig hva materialet skal brukes til og når det må leveres. Dette alene sparer ofte en hel planleggingsrunde.

Vær også ærlig om hva som er viktig. Hvis åpningstalen er avgjørende og lunsjen er uinteressant, kan du slippe å betale for dekning av begge. Kursdeltakerne mine øver nettopp på å prioritere, fordi god planlegging ofte handler om å si nei til opptak som ikke blir brukt.

Til slutt: avtal på forhånd hvordan materialet skal leveres. En ryddig mappestruktur, som du lærer i Modul 5, kan spare redigeringstid i etterkant og gjør at oppdraget ikke drar ut.

• Send program og krav før første samtale
• Prioriter hva som faktisk skal brukes
• Avtal leveringsformat i forkant

Prisen på opptaksplanlegging bestemmes av tid: hvor mange rom, hvor mange avklaringer og hvor detaljert planen må være. Kameraet er den minste delen. Kommer du forberedt, med et tydelig mål og avklarte tillatelser, blir både planen og regningen mer forutsigbar. Det er også slik Modul 1 er lagt opp, med fokus på å gjøre de rolige valgene i forkant.