Sjekkliste for opptaksplanen før du bestemmer deg for kurset

Hva modulen faktisk handler om

Modul 1 handler om å lage en opptaksplan for et bedriftsarrangement, med mål, tidsvinduer og rekkefølge. Du jobber med et konkret arrangement fra start til slutt, ikke med teori alene. Planen skal kunne leveres til en kollega eller oppdragsgiver, og den skal kunne følges når dagen blir travel og programmet forskyves.

Jeg har filmet bedriftsarrangementer langs Sørlandskysten siden 2016, og det mønsteret jeg ser oftest, er at opptakene blir bedre jo mer som er avklart i forkant. Derfor bruker vi mye tid på spørsmål som virker små, som hvem som åpner dørene, når lyset i salen endrer seg, og hvilke innslag som ikke kan gjentas.

Denne sjekklisten er ment som hjelp til å vurdere om modulen passer for deg nå. Gå gjennom punktene i ro og ærlighet, og se hvor mange du allerede kan svare på.

Spørsmål om mål og bruk av materialet

Begynn med det enkleste: hva skal opptakene brukes til? Et programinnslag, en kort oppsummering til intranettet og bakgrunnsbilder til en presentasjon krever ulike ting. Hvis du ikke vet hva materialet skal brukes til, blir planen en liste over alt som kan filmes, og det er sjelden det som trengs.

I modulen øver du på å skrive målet ned i en til to setninger og la alle valg senere i planen støtte seg på det. Det gjør det lettere å si nei til opptak som ser fine ut, men som ikke tjener formålet.

Spør deg selv om du har en oppdragsgiver som kan svare på dette, eller om du må formulere det selv. Begge deler er greit, men du bør vite hvilken situasjon du står i.

• Hvem skal se materialet, og hvor?
• Hvor lenge skal det ferdige innslaget være?
• Hva må være med, og hva er bare ønskelig?

Tidsvinduer og rekkefølge

Et arrangement har sjelden tid til at du kan be folk gjøre noe om igjen. Derfor deler vi dagen inn i tidsvinduer: før gjestene kommer, under åpningen, i pausene og ved avslutning. Hvert vindu får sine prioriterte opptak, slik at du vet hva som må tas først og hva som kan vente.

Rekkefølgen avhenger også av praktiske forhold. Tomme rom filmes best før folk ankommer, mens samtaler og aktivitet kommer senere. Du lærer å bygge inn buffer og å merke av hva som kan droppes hvis programmet sprekker.

Sjekk om du er vant til å planlegge slik, eller om du vanligvis improviserer på stedet. Improvisasjon fungerer til en viss grad, men modulen gir deg et rammeverk som gjør den tryggere.

Tillatelser du må avklare på forhånd

Tillatelser er den delen mange hopper over, og den som oftest skaper problemer i etterkant. Du må vite hvem som har rett til å gi deg adgang til lokalet, om utleier har egne regler for filming, og om deltakerne er informert om at det blir filmet.

Modulen går gjennom hva du bør spørre om og hvordan du dokumenterer svarene, slik at du har noe å vise til hvis noen stiller spørsmål senere. Vi snakker også om hvordan du håndterer deltakere som ikke ønsker å bli filmet, uten at det forstyrrer resten av dagen.

Har du i dag en fast rutine for dette, eller avgjør du det fra gang til gang? Svaret sier noe om hvor mye du vil ha igjen for denne delen av kurset.

• Adgang og regler hos utleier eller lokalet
• Informasjon til deltakere og talere
• Avklaring med oppdragsgiver om bruk av materialet

Utstyr, forkunnskaper og tid

Du trenger ikke avansert utstyr for å ha utbytte av modulen, men du bør ha tilgang til et kamera og kjenne grunnleggende innstillinger. Planleggingen er først og fremst et arbeid med papir og avklaringer, og vi legger vekt på det du kan gjøre uten dyrt utstyr.

Regn med at du må sette av tid til oppgavene mellom samlingene. Opptaksplanen du lager, bygger på et arrangement du faktisk kjenner eller kan få innsyn i, og det krever litt forarbeid fra din side.

Vær realistisk om hva du kan få til. Modulen gir deg en arbeidsmetode og en ferdig plan du kan bruke videre, men den garanterer ikke oppdrag eller bestemte resultater.

Slik bruker du listen i praksis

Skriv ned svarene dine på spørsmålene over, selv om de er ufullstendige. Hull i svarene er ikke et tegn på at du ikke bør delta, men en pekepinn på hvor du får mest igjen. Er hullene mange, er modulen trolig et godt sted å begynne.

Hvis du allerede har rutiner for det meste, kan du vurdere de senere modulene om lokasjon, detaljer og lyd først. Rekkefølgen er et forslag, ikke en regel, og mange har nytte av å ta planlegging når de skal ut på et konkret oppdrag.

Ta gjerne kontakt med spørsmål om hva som passer for din situasjon, så svarer vi ærlig på hva modulen dekker og ikke dekker.

Å bestemme seg for en modul handler om å vite hva man har og hva man mangler. Går du gjennom målene, tidsvinduene, rekkefølgen, tillatelsene og forkunnskapene, får du et ærlig bilde av hvor du står. Modul 1 passer best for deg som vil ha mer ro på selve opptaksdagen, fordi mye allerede er avklart. Resten kommer av øvelse og erfaring på egne arrangementer.