Slik lager vi opptaksplanen før kameraet skrus på

Planen starter med et enkelt spørsmål

Før jeg tenker på kamera eller objektiv, spør jeg oppdragsgiveren hva opptakene skal brukes til. Skal de ligge under en direktesendt hilsen, inngå i et programinnslag eller bare dokumentere dagen internt? Svaret styrer alt det andre: hvor mye materiale som trengs, hvilke bildestørrelser som er viktigst og hvor lenge vi må være på stedet.

Mange begynner med utstyrslisten. Jeg begynner med et halvt ark der det står hva innslaget skal fortelle. Ut fra det skriver jeg tre til fem mål, for eksempel at seeren skal forstå hvor arrangementet foregår, se at folk er engasjert og kjenne stemningen i rommet.

I kurset bruker vi akkurat denne øvelsen i første time. Deltakerne får en kort beskrivelse av et tenkt bedriftsarrangement og skriver målene med egne ord. Det tar ti minutter, og det sparer ofte flere timer på selve dagen.

Tidsvinduer: når skjer det som er verdt å filme

Et arrangement har sjelden jevn aktivitet. Det er korte vinduer der noe er bare disse minuttene verdt: gjestene som kommer inn, åpningen, pausen med samtaler rundt kaffen, og avslutningen. Jeg ber alltid om det endelige programmet og markerer hvilke deler som gir bilder og hvilke som mest gir tale fra en talerstol.

Så legger jeg inn buffer. Programmer forskyves, og taleren som skulle starte klokken ti begynner kanskje ti over. Jeg regner derfor at hvert vindu har en margin, og at det viktigste materialet ikke ligger helt på kanten av et annet.

Det er også her jeg bestemmer når lokalet skal filmes tomt. Etableringsbildene av salen, inngangen og skiltingen tas best før gjestene kommer, ofte en time før åpning. Ingen kan gjøre det om etterpå.

• Be om endelig program og navn på kontaktperson
• Merk vinduer som gir bilder, ikke bare tale
• Sett av tid til tomme rom før dørene åpner

Rekkefølge som sparer deg for stress

Rekkefølgen på opptakene trenger ikke følge programmet. Jeg grupperer heller etter hvor jeg må stå. Hvis scenen, serveringen og utstillingen ligger i samme hall, tar jeg alt som hører til ett sted før jeg flytter meg, selv om det betyr at jeg filmer slutten av dagen først i noen tilfeller.

Planen har derfor to kolonner: den som følger klokka, og den som følger rommene. Jeg setter dem ved siden av hverandre og leter etter steder der de kolliderer. Der de gjør det, velger jeg hva som er viktigst, og hva som kan dekkes av noen få dekkebilder.

Et lite triks jeg bruker hver gang er å sette de viktigste opptakene tidlig i planen. Hvis noe går skeis, har jeg i hvert fall dem. Det som er pent å ha kommer til slutt.

Tillatelser avklares lenge før dagen

Tillatelser er den delen som kjennes kjedeligst og som kan ødelegge mest. Jeg spør tidlig hvem som eier lokalet, om det er regler for filming, og om arrangøren har samtykke fra de som skal vises. Det gjelder både taleren på scenen og gjestene som sitter i salen.

Ofte holder det med en kort, skriftlig bekreftelse fra arrangøren, og at det henges opp en synlig melding ved inngangen om at det filmes. Der personer skal vises tydelig eller intervjues, avtaler vi det med hver enkelt på forhånd. Det som er uklart, spør jeg om. Jeg gjetter ikke.

Jeg avklarer også stativ og strøm, for ikke alle lokaler tillater stativ i gangene. Det kan være brannregler, og det er bedre å vite det en uke før enn å bli bedt om å pakke sammen ved åpningen.

• Hvem eier eller leier ut lokalet, og hva sier reglene
• Skriftlig bekreftelse fra arrangøren om filming
• Melding ved inngang og avtale med dem som vises tydelig

Dagen før og morgenen etter

Kvelden før går jeg gjennom planen en gang til og sjekker at batterier er ladet, kort er tomme og lydopptakeren har friske batterier. Jeg sender også en kort melding til kontaktpersonen med ankomsttid og hvem jeg møter. Det virker småtteri, men det unngår at jeg står i døra uten at noen vet hvem jeg er.

På selve dagen er planen et arbeidsdokument, ikke et kontrakt. Jeg krysser av underveis og skriver korte notater om det som endrer seg. Slike notater er gull når materialet skal sorteres senere, fordi de forteller hvilke opptak som hører sammen.

Morgenen etter sikkerhetskopierer jeg alt før jeg gjør noe annet. Først deretter begynner sorteringen. Dette er også en del av planleggingen, siden mappestrukturen er bestemt i forveien.

Det deltakerne tar med seg

I modulen lager deltakerne en komplett opptaksplan for et bedriftsarrangement: mål, tidsvinduer, rekkefølge og en liste over tillatelser som må være på plass. Planen er ikke fasit, men en arbeidsmetode du kan bruke om igjen på neste oppdrag, i stort eller lite format.

Jeg ser at de som øver på dette får en roligere dag på stedet. De vet hvor de skal stå, hva som er viktigst, og hva de kan droppe når tiden renner ut. Det er realistisk å forvente, ikke at alt går etter planen, men at du slipper å improvisere de viktigste valgene.

Vi går gjennom planene sammen, og jeg gir tilbakemelding på det som er uklart eller urealistisk. Neste steg i kurset bygger videre på akkurat denne planen.

En god opptaksplan er ikke lang. Den svarer på hva opptakene skal brukes til, når det skjer noe verdt å filme, i hvilken rekkefølge du tar rommene, og hvilke tillatelser som må ligge klare. Gjør jobben i forveien, så kan du være til stede med kameraet når det teller, og ta imot det som uansett ikke går etter planen.