Verktøyene bak en ryddig leveranse til redaktøren

Utgangspunktet: en mappestruktur som alle forstår

Når vi underviser i klargjøring av materiale, begynner vi alltid med mappene, ikke med programvaren. En redaktør som åpner leveransen skal forstå på ti sekunder hvor bildene, lyden og dokumentene ligger. Derfor bruker vi samme grunnoppsett på hver jobb, uansett om arrangementet var en lun kundekveld eller en hel konferansedag.

På toppnivå ligger én mappe per arrangement, med dato og kort stedsnavn i mappenavnet. Under den ligger separate mapper for video, lyd, stillbilder og notater. Alt som ikke er selve opptakene, som opptaksplan og tillatelser, havner i en egen dokumentmappe.

Oppsettet virker enkelt, og det er poenget. Henrik Solberg har sett nok overleveringer til å vite at kompliserte systemer sjelden overlever en travel dag. Et oppsett som kan forklares på ett minutt, blir faktisk brukt av alle som rører filene.

• Én hovedmappe per arrangement
• Egne mapper for video, lyd, stillbilder og dokumenter
• Dato først i mappenavnet, så stedsnavn

Navnsetting som gjør søk unødvendig

Filnavn fra kameraet sier ingenting om innholdet. En klipp som heter C0047 kan være en åpningstale eller et nærbilde av en kaffekopp. Vi lærer kursdeltakerne å gi filene navn som beskriver bildet, slik at redaktøren kan sortere etter navn og få en fornuftig rekkefølge uten å åpne hver fil.

Et mønster som fungerer godt, er dato, kamera, type bilde og kort beskrivelse. Typen bilde kan være etablerende, detalj, aktivitet eller publikum. Da samles alle etableringsbilder naturlig, og redaktøren finner raskt dekkebildene som skal ligge under en tale.

Vi omdøper helst på kvelden samme dag, mens du fortsatt husker hva som skjedde. Dagen etter har mange glemt hvilken klipp som viste hvilken stand. Fem minutter med navnsetting rett etter opptak sparer ofte en time senere.

• Bruk beskrivelser, ikke kamerats løpenumre alene
• Skill mellom etablerende, detalj og aktivitet
• Omdøp samme kveld som opptaket

Sikkerhetskopi før du rydder

Det første vi gjør med kortene etter et arrangement, er å kopiere alt uten å endre noe. Først når kopien er kontrollert, begynner sorteringen. Vi bruker to separate lagringsmedier, slik at en feil på ett av dem ikke betyr tapt materiale som ikke kan filmes om igjen.

Kontrollen er enkel. Vi sammenligner antall filer og samlet størrelse mellom kort og kopi, og åpner noen tilfeldige klipp for å se at de spilles av. Marte Lindgren understreker at et kort ikke formateres før kopien er sjekket, og aller helst ikke før redaktøren har bekreftet at materialet er mottatt.

Dette er en rutine som virker tung de første gangene, men som blir automatisk. Arrangementer kan ikke gjentas, og det gjør at feil ved overføring er dyrere enn nesten alt annet som kan gå galt på dagen.

• Kopier først, sorter etterpå
• Sammenlign antall filer og størrelse
• Formater kortet sist

Lyd skal leveres sammen med bildene, men for seg

Romlyd og omgivelseslyd er en egen leveranse. Vi legger lydfilene i sin egen mappe, med navn som forteller hvor og når lyden ble tatt opp, for eksempel stemning i foajeen før åpningen eller applaus etter siste innlegg. Redaktøren kan da legge lyd under bilder uten å lete.

Hver lydfil får også en kort notatlinje i et tekstdokument: hva den inneholder, om det er tale i bakgrunnen, og om noe bør brukes med forsiktighet. Er det samtaler som kan kjennes igjen, er det viktig at redaktøren vet det før klippet havner i et innslag.

Vi anbefaler å ta opp et minutt ren romlyd uten tale på hvert sted. Den filen er svært nyttig for å fylle hull mellom klipp, og den er lett å finne når den ligger tydelig merket.

• Egen lydmappe med beskrivende navn
• Kort notat om innhold og bakgrunnstale
• Ett minutt ren romlyd per sted

Notatene som følger med leveransen

Et lite tekstdokument i dokumentmappen gjør større forskjell enn mange tror. Vi skriver opp hvilke steder som ble filmet, i hvilken rekkefølge dagen gikk, hvilke klipp som er de sterkeste, og eventuelle begrensninger for bruk, slik som personer som ikke ønsket å bli filmet.

Notatet er ikke en rapport. Det er en halv side som redaktøren leser før hun åpner det første klippet. Den som monterer innslaget slipper å gjette hva som var meningen med et bestemt bilde, og slipper å spørre fotografen som kanskje allerede er i gang med neste oppdrag.

Vi bruker også notatet til å kopiere inn de tillatelsene som ble avklart på forhånd. Da ligger dokumentasjonen sammen med materialet, og den som skal publisere vet hva som er godkjent.

• Steder og rekkefølge på dagen
• De sterkeste klippene markert
• Begrensninger for bruk av personer

Hva du faktisk øver på i modulen

I modul 5 får du et ferdig, litt rotete materiale fra et øvingsarrangement og skal gjøre det om til en leveranse en redaktør kan bruke direkte. Du kopierer, sorterer, navngir, skriver notat og pakker mappene, og instruktøren går gjennom resultatet sammen med deg.

Oppgaven handler mindre om utstyr og mer om vaner. Du trenger ingen spesiell programvare utover det filbehandleren på maskinen din allerede kan, og en enkel tekstredigerer til notatene. Det viktigste er at du følger samme rekkefølge hver gang.

Etter modulen skal du kunne levere et materiale der en fremmed finner det han leter etter uten å ringe deg. Det er et realistisk mål, og det er også det som får frilansere til å bli bedt om oppdrag på nytt.

God klargjøring handler om få, faste rutiner: en forutsigbar mappestruktur, filnavn som beskriver innholdet, kontrollert sikkerhetskopi, lyd for seg og et kort notat. Ingenting av dette er avansert, men det er det redaktøren merker først. Øv på rekkefølgen til den sitter, så blir overleveringen etter hvert arrangement en rolig avslutning heller enn et nytt prosjekt.